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Qualunque documento analogico a rilevanza fiscale (come le note spese e i loro allegati) deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità per essere dematerializzato. I giustificativi allegati alle note spese sono documenti “non unici” in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso la contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. Tuttavia se non è possibile risalire al contenuto del giustificativo allegato alla nota spese allora lo stesso ha natura di documento “unico” e per la sua conservazione sostitutiva è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale.In tema di imposte sui redditi e con riguardo al reddito di impresa, la semplice produzione di documenti di spesa (nella specie, "note spese" liquidate da una società ai propri dipendenti) non prova, di per sé, la sussistenza del requisito della inerenza all'attività di impresa. A tal riguardo, infatti, perché un costo possa essere incluso tra le componenti negative del reddito, non solo è necessario che ne sia certa l’esistenza, ma occorre altresì che ne sia comprovata l’inerenza, vale a dire che si tratti di spesa che si riferisce ad attività da cui derivano ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito di impresa.

(Agenzia delle entrate, risposta a interpello n. 388, 20/09/2019)